Giao tiếp rõ ràng nên là điều mặc định được dạy trong gia đình, hoặc trường lớp để tăng chất lượng cuộc sống, mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả hơn, và dễ dàng tránh những xung đột, tranh cãi, hiểu lầm.
Nếu không có trật tự, rõ ràng, chắc chắn sẽ có hỗn loạn.
Đây là bài nâng cao của bài: Improving your social skills -Cải thiện kỹ năng xã hội của anh em-
Tóm tắt nhanh là: Kỹ năng xã hội hay đơn giản là nói chuyện hiệu quả bằng việc đặt mục tiêu để hiểu, để thấy, để cảm nhận những gì người còn lại đã hiểu, đã thấy, đã cảm nhận là cách nhanh nhất, và hiệu quả để xây dựng mọi mối quan hệ, bất kể mối quan hệ đó là cá nhân hay chuyên nghiệp.
Giao tiếp rõ ràng gồm 2 phần:
-Mục tiêu của việc giao tiếp.
-Giảm thiểu tối đa những điều gây mông lung, không rõ ràng.
Ví dụ:
Khi mình tiếp nhận công việc kiểm tra hàng hoá thất lạc. Công việc chỉ yêu cầu tóm tắt những thùng hàng không khớp với hệ thống và xoá đi nếu nhập liệu thừa.
Với mục tiêu khi bước vào công ty là: Mọi hành động, nỗ lực, lời nói của mình phải đặt lợi ích ngắn hạn cũng như lâu dài của công ty lên trên hết mọi thứ.
Khi thì làm báo cáo. Mình luôn làm như sau:
-Thời gian, địa điểm cuối cùng được ghi lại trong hệ thống.
-Những khu vực đã kiểm tra.
-Người làm việc với thùng hàng lần cuối cùng.
-Thùng hàng có bao nhiêu mặt hàng khác nhau, số lượng bao nhiêu, giá tiền, tổng giá triền, mã gì, đến từ xưởng nào.
-Hàng trong thùng đã được cất giữ chưa, bao nhiêu hàng trong thùng được cất giữ mà hệ thống ghi nhận, bao nhiêu không ghi nhận, bao nhiêu bị hư hại.
-Báo cáo và liệt kê những trường hợp ngoại lệ.
….
Khi báo cáo chính xác như vậy đối với mỗi thùng hàng, và lên đến 100 thùng hàng 1 ngày. Nó sẽ tốn nhiều công sức hơn.
Tất nhiên, mình không phải ghi chi tiết vậy. Nhưng không có chi tiết, hay không rõ ràng, thì chất lượng công việc sẽ đi xuống.
Những bộ phận sau khi tiếp nhận báo cáo của mình sẽ làm việc tiết kiệm thời gian hơn, làm tốt hơn, hiệu quả hơn. So với khi tiếp nhận báo cáo của một bạn chỉ ghi giá tiền, rồi hết.
Kết quả là gì? Sau 1 năm làm liên tục như trên, đi kèm với việc sống tử tế, luôn chào hỏi, vui vẻ, giúp đỡ người khác, bất kể đó là cô lao công, đồng nghiệp bộ phận khác. Mình được đặt cách tuyển thẳng vào bộ phận IT mà không cần phải qua phỏng vấn, hoặc kiểm tra trình độ.
Và giữa 1 công ty ở cơ sở hiện tại có tới gần 1 ngàn bạn Ấn Độ, thì tuyển thẳng 1 người Việt Nam vào IT mà không qua phỏng vấn, mà sếp bên IT phải cử người xuống nói mình nộp hồ sơ cho đủ rồi chuyển qua làm ngay. Là 1 điều không tưởng.
1 ví dụ khác: Khi về Việt Nam, mình gặp rất nhiều người. Với những người thân thiện. Mình luôn đặt mục tiêu là để hiểu, để thấy câu chuyện của họ.
Như khi gặp một anh chủ cửa hàng rất tử tế. Anh chia sẻ về thời đi du học ở Nhật. Thì trong đầu mình sẽ tìm câu hỏi để hiểu về thời anh này du học ở Nhật như thế nào. Mình hỏi:
-Anh đi du học bên đó thấy nó sao?
-Anh thấy cuộc sống nó như thế nào?
-Cái gì làm anh quay về Việt Nam?
-Lúc anh đi học anh thấy cái gì?
-Khi đi học, thì có bạn bè thân thiết không?
-Anh …./ Chị … lúc gặp như thế nào?
-Anh…./ Chị đó ở đâu? Còn liên lạc nhiều không?
……
Nếu như mình không hiểu cái gì, mình sẽ hỏi lại: …. Là sao anh?
Và lắng nghe.
1 ví dụ khác khi mình làm vị trí manager cho 1 anh chủ cho dự án của anh. Khi anh nói thêm 1 cái nút vào vị trí đó. Mình hỏi:
-Anh muốn cái nút trông như thế nào? Tròn, vuông, to nhỏ, màu gì, có hình không, hình như thế nào?
-Anh muốn cái nút có công dụng gì? Nhấn 1 cái, 2 cái thì có tác dụng gì? Có muốn kết hợp với những chức năng khác hay không?
……
1 ví dụ khác khi làm vị trí leader cho team IT. Với mục tiêu là làm cho các bạn trong team làm việc tốt nhất. Mình hỏi:
-Các bạn cảm thấy công việc như thế nào? Nhiều ít?
-Cái gì đang gây khó khăn?
-Công ty có thể cải thiện cái gì?
-Mình có thể làm được gì cho các bạn?
-Công việc sẽ trôi chảy hơn nếu mình, hay công ty có thể làm gì?
-Công việc có ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân hay k?
-Công việc áp lực lúc nào?
-Khách hàng đưa yêu cầu như thế nào? Đọc dễ hiểu, hay không rõ ràng?
-Các bạn có cảm thấy vui khi làm không?
-Các bạn thấy vui khi làm là lúc nào?
…….
Tất nhiên là không phải ý kiến ai cũng chiều theo, nhưng những ý kiến giúp công ty mang lại lợi ích nhất và hợp theo số đông nhất, mình luôn đề nghị cấp trên duyệt để cải thiện.
Với cách giao tiếp và lối sống tử tế, quan tâm. Sau 3 năm làm thì mọi người vô cùng quý mình, 1 bạn đồng nghiệp kể lại là chị HR đã trầm cảm cả tháng sau khi mình rời công ty. 1 bạn đồng nghiệp khác thì khóc cả buổi chiều vào ngày cuối cùng mình rời đi.
Ở trên là những ví dụ ở bản thân, và kết quả của việc áp dụng. Các bạn có thể tìm hiểu thêm từ bác Jordan Peterson.
Nhưng tóm tắt lại là trong mọi vấn đề, thì việc hiểu người khác, thấy cái người khác thấy, các bạn cần đặt lên trên việc bắt người khác phải hiểu mình, phải công nhận cái đúng của mình. Thì cuộc sống sẽ dễ dàng hơn, thoải mái hơn, và tươi sáng hơn.
Kể cả cái bạn thấy là đúng, nhưng chưa chắc nó đã đúng.